miércoles, 12 de mayo de 2010

¿Cómo sacarle provecho a su planilla de datos?

Un importante gerente insistía e insistía a su organización la urgencia de dejar de usar planillas. Decía que el uso de planillas para el manejo de información lo único que hacía era hacer perder tiempo a las personas y a él perder la inversión que hizo en un sistema de gestión de información. Él creía que un sistema desarrollado y adaptado podría ser suficientemente flexible como para abarcar cualquier necesidad de manejo de información que se necesitara. ¡En parte cierto y en parte equivocado!. Las herramientas se deben usar para lo que fueron construidas.

Las tan masivas plataformas de productividad, como son las planillas de cálculo (Excel, Google Docs, Calc, u otras) permiten muchos usos y son tan flexibles como uno quiera, he ahí su ventaja principal. Una de sus desventajas es lo que menciona el dicho "el papel aguanta todo", porque  también se podría usar "la planilla aguanta todo". Bueno, usar una planilla permitiendo que "aguante todo" es un uso "poco" productivo de una planilla. Una planilla siempre permitirá (haciendo correcto uso de ella) generar cuadros y análisis tan rápido y tan diferentes como sea la creatividad del analista. Esto no se puede con un sistema estructurado. Veamos un caso típico.

Si Ud. dispone de un planilla que refleje el estado actual de su negocio, proceso o proyecto, en la cual se actualizan (y pisan) celdas de acuerdo a lo que vaya pasando Ud. dispone de una "vista casi minable", como se le llama en "minería de datos". Una primera sugerencia es verificar qué tan importante le resulta perder los datos que pisa y cuántas personas requiere que ingresen información. Si ambos casos o al menos uno de ellos le sucede, lo ideal es que use (compre o mande a hacer) un sistema web con una base de datos. Hoy en día existen plataformas y herramientas de bajo costo estándares que se pueden utilizar con resultados estupendos.

Su "casi vista minable" se convertirá en una "vista minable" al momento de usar (a) validación de celdas, (b) eliminación de espacios, (c) normalización de caracteres. La validación involucra permitir sólo valores válidos en cada celda. Por ejemplo, si una columna puede almacenar sólo los valores "gasto", "costo" e "ingreso", esto se puede configurar en su planilla. Con esto evitará ingresar por error "gassto" o "ingeso". La eliminación de espacios es recomendable para evitar caracteres adicionales invisibles. Una buena forma de hacer esto es usar la fórmula "largo" para contar el número de caracteres. Así puedo darme cuenta que en una celda un valor "ingeso" le falta un caracter. Finalmente, la normalización de caracteres permite estandarizar una palabra haciendo que siempre aparezca con acentos o nunca. Para esto es fundamental las herramientas de "reemplazo". Pero...volviendo al tema anterior, ¿Qué se puede hacer con la vista minable usando una planilla de cálculo?.

A continuación comento algunas buenas y otras excelentes prácticas de manejo de información usando planillas, y que a su vez no pueden (en la mayoría de los casos de empresas medianas o pequeñas) ser usadas en sistemas y bases de datos estructuradas y que sugiero disponer para analisis importantes y críticos para su negocio. Con ellas Ud. podrá generar cuadros automáticos y flexibles para sus presentaciones, conocer qué tan coherente o consistente es la planilla que le mandaron. ¡Dejará de filtrar una y otra vez para llenar una tabla!, le aseguro que su productividad superará el 200% y aún más si externaliza estas labores analíticas.

(1) verificación y validación de errores. Use agrupación con tablas dinámicas para rápidamente notar errores de tipeo en los textos o cuántas celdas vacías trae. Cuente el total de datos y use funciones búsqueda sobre sí misma para encontrar filas repetidas. Use las funciones de mínimo y máximo para verificar si el rango de valores está ok.

(2) normalización de datos y formatos. Utilice las funciones de reemplazo y validación de datos para generar un registro consistente.

(3) conversión (reducción dimensional) para agrupación. Use funciones de conversión a texto, de desagregación de fechas o de conversión a entero para generar menos categorías que las iniciales. También podrá generar histogramas de frecuencia. Así podrá entender mejor el contenido de la planilla.

(4) tablas dinámicas como pivote de referencia. Si ya sabe generar tablas dinámicas, utilícelas modificando la fórmula de acceso a los valores de la tabla, y cambie "a mano" los parámetros de la fórmula referenciándolas a otras hojas o celdas, fijas o móviles. Con esto logra completar todo el rango de valores posibles y no sólo los que la tabla muestra.

(5) uso de hojas, referenciación y parametrización. Organice los elementos de su planilla en distintas hojas. Use hojas aparte para tablas dinámicas, para valores o fórmulas auxiliares y cuadros finales. Use fórmulas para convertir y leer (referenciar y desrefernciar) en una nueva hoja los datos de entrada dejar "limpio" este ingreso.

(6) programación para integración y macros. Siempre se menciona estas herramientas y si bien son de las más avanzadas y dificiles de dominar, son las que permiten la flexibilidad total para automatización.

Hoy en día prácticamente todas estas prácticas se pueden realizar usando Excel, Google Docs o Calc. Ud, elige en cuál le acomoda más.

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