sábado, 29 de mayo de 2010

Software para Archivos en la Web: Pasar una auditoría ISO 9001 todos los días!

Otra vez el mismo problema de todos los años. Toca la auditoría de recertificación ISO 9001 del sistema de gestión de calidad (SGC), y mi amigo Fernando, quien está a cargo del sistema de documentos de la oficina, pone cara de preocupación.

Le comenté de la solución que encontré para el manejo documental web y que ayuda a solucionar considerablemente este problema. Un poco incrédulo, me pregunta si esto es lo mismo que ofrecen las empresas como Movistar Cloud Compunting... Nooo!!!, le respondo. Ahí sólo tienes una carpeta, no tienes seguridad, ni control, ni notificaciones... eso no es para una empresa.
Entonces, ya cada vez más confundido Fernando me pregunta cómo le ayudaría a él. Fácil, le explico que:

-Un sistema de gestión documental es un software que organiza y permite subir y bajar todos los archivos de la empresa
-Un sistema así, pone nombre automático (basado en las reglas del SGC) a cada documento
-Se almacena y controla un versionado y/o revisión para cada archivo
-Se organizan los archivos en carpetas, y por dueño y por fechas
-Se puede almacenar en la nube o en el servidor de la empresa

Hay que tomarse algo de tiempo para resolver y ordenar este asunto. La idea es comenzar ya con este tema, y Fernando remata: Excelente!!! por fin nuestro SGC podrá ser usado diariamente no acomodado últimos días previos a la certificación anual.

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