miércoles, 12 de mayo de 2010

Visualización y Control de Proyectos

Si Ud. maneja más un proyecto o un proyecto con varias etapas y sólo usa MS Excel para esto, le aseguro que puede estar gestionando mal su información.

Normalmente la administración de una cartera o portfolio de proyectos agrega la dificultad adicional de la simultaneidad de la planificación y control de costos, plazos y calidades desagregadamente. La mejor forma de manejar toda esta información, las comunicaciones y actualizaciones de las mismas por el equipo de trabajo y colaboradores externos (proveedores, socios estratégicos y clientes) es através de alguna herramienta de software especializada. Existen herramientas comerciales y gratuitas, y dependiendo de las características de cada situación puede ser una mejor que otra. Las presentaciones y funcionalidades también varian mucho, yendo desde aplicaciones web orientadas a procesos y tareas, a aplicaciones locales en red, en base a flujos de trabajo (Workflow). A la fecha, y luego de mi experiencia en industrias diferentes, no existe un estándar, salvo el uso básico y limitado que permite un MSProject y que yo sólo recomiendo para fases de planificación de recursos y para trabajo personal. Ahora, si Ud. está interesado (u obligado) a usar una herramienta sostenida en un estándar de gestión de proyectos -como el PMBOK-, disponer del sistema puede costarle varios miles de dólares y largo proceso de implantación.

Las etapas típicas (que permiten asegurar una ejecución exitosa) en la implantación de un sistema de estas características son: la identificación del nivel de preparación y por ende de profundidad de implementación del sistema en el equipo de trabajo, las necesidades de detalle en la intercomunicación entre partes, los entregables definidos para comunicación entre partes, la definición de los datos y las responsabilidades asociadas, la instalación técnica, QA, implantación del sistema en ambiente de producción, capacitación, marcha blanca y puesta en marcha masiva.

Si bien los estándares para el manejo de información crítica de las empresas son conocidos y extendidos, como buen caso un ERP, en la gestión de proyectos no lo es así. Siempre será ideal que el gerente de proyectos o PM conozca o incluso domine una de estas herramientas, lo que le asegurará al menos la visibilidad del estado de la cartera de proyectos en línea, lo que ya vale oro.

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