jueves, 8 de julio de 2010

Auditoria de Seguimiento ISO 9001

Buscando un antiguo correo, me encontré con una indicación de uno de los gerentes de proyectos indicando la urgencia de ajustar los documentos, archivos y carpetas de proyecto a lo que especificado en el procedimiento de "manejo de documentos", todo esto antes de 7 días, en que se realizará la auditoría de seguimiento para la continuidad del certificado de calidad ISO 9001. ¿qué hicimos esa vez?

Esto fue un verdadero incendio. El proyecto hacía circular aproximadamente 10 mil archivos al mes -entre documentos generados internamente y otros recibidos para revisión y aprobación emitidos por otras empresas- y la división y ordenamiento temático consideraba 5 secciones y en promedio otras 10 subsecciones, es decir, cada archivo debía estar en una de las 50 carpetas posibles, y esto para cada documento de cada subproyecto.

La forma de encarar y solucionar el asunto fue hacer que el equipo de 20 personas dividieran los 100 mil archivos en partes iguales y fueran moviendo carpetas de un lugar a otro, y recodificando los nombres bajo el formato establecido en el procedimiento. La tarea fue completada en una semana completa, trabajando 12 horas seguidas.

Implantar una solución de manejo documental con control de versionado y asignación de etiquetado, más codificación automática hubiese evitado todo, y a un costo de hora-hombre muchísimo menor!

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