jueves, 15 de julio de 2010

Buenas Prácticas al Usar el Email

De tanto hablar de email, será bueno comentar en algunas líneas sugerencias de buenas prácticas del uso de correo. Aquí van:

  • Resultará útil para sus contactos saber que Ud. no está disponible si está de vacaciones o si se fue de esa empresa, por ejemplo. No vaya a perder un negocio por no mirar su cuenta!. Para ello la suspensión, cancelación o cualquier cambio de estado de su cuenta será bueno indicarlo con las herramientas de su servicio de correo. Pídaselo a su administrador de correo. A mí me pasó una vez que estaba en Cuba, sin casi nada de acceso a Internet, que recibí un importante pedido. Perdí el negocio.
  • Envié y pida recibir correos con adjuntos pequeños. Hay veces que por adjuntar un archivo muy pesado éste no sale de su bandeja o rebota a las horas. Instale un compresor tipo Winzip y utilícelo al momento de adjuntar. De más está mencionar que un archivo muy pesado consume recursos de red y puede afectar a más de una persona en su oficina.
  • Enviar un correo a muchos usuarios puede significar que sea marcado como Spam por algún servidor de correo. Evítelo.
  • Si debe "pimponear" emails con el mismo adjunto (por ejemplo para revisiones o nuevas versiones) evalúe usar un sistema de documentación compartida, como Google Docs. Esto hace que encuentre mucho más rápido el archivo o email que busca cuando lo necesite.
  • No abra ni responde emails de destinarios que pueda desconfiar. Menos hacer click en los links que traiga. Esto puede hacer que su correo llegue a una lista de futuros nuevos mensajes de este tipo o bajar un virus. No se fie de mensajes que digan que son de cierta persona. Eso es fácilmente "hackeable" por quien le envía el correo y puede no ser quien dice ser.
  • Resguarde al máximo su información privada, como dirección, número de teléfono, número de tarjetas bancarias, claves de páginas, etc. Normalmente esto no tendrá un buen uso.
  • En cuanto al contenido, piense en quién será el destinatario de su mensaje para "ajustar" las formas y frases con que escribe. Hay veces que un comentario puede ser mal tomado o mal entendido, o sacado de contexto
  • No abuse de funcionalidades como el "aviso de lectura". Eso puede generar que sea mal recibido por su destinatario. Finalmente el email debiera verse como cuando se escribe una carta en papel. Uno cuida detalles y la lee más de una vez. Lo mismo debiera hacerse con el email.
  • No reenvie mensajes que haya recibido sin permiso del remitente original. Puede violar un compromiso tácito de confidencialidad y puede generar desconfianza en las personas. Siempre pregunte primero.
  • Para el envió de publicidad o emails masivos a sus contactos prefiera el uso de herramientas adecuadas para esto. Existen varias alternativas para conseguirlo.
  • Cada cierto tiempo, tal vez dos veces al año, haga una limpieza de su libreta de direcciones. Así conseguirá tener grupos de destinatarios actualizado. Lo mismo para la clasificación de sus contactos. Revísela y ponga comentarios para no olvidar a quien acudir. Resultará incluso un buen ejercicio para acordarse de alguien que podría ayudarle a solucionar un problema de hoy.
  • Siempre "cierre" las conversaciones por email, esto es, responda con un "ok" o algo por el estilo. Muchas veces se envía información o datos importantes y el emisor no sabe si la persona lo leyó o recibió este dato. Siempre será más valioso responder inclusive "lo revisaré más tarde" a no avisar que el mensaje fue recibido.
  • Etiquete mensajes que sepa tienen una importancia mayor y que puede ser difícil de encontrar después. Una buena práctica es tener carpetas o etiquetas especiales con los emails más relevantes, y que por ningún motivo uno quisiera perder.
  • No siempre el email es la mejor forma de comunicarte con tu destinatario. Hay veces que él puede estar demasiado ocupado y tu mensaje es muy relevante. Siempre será una gran alternativa el teléfono, el chat, o incluso hablarlo en persona.
  • Dispón de un correo para cada actividad que realices: uno o más personales, separado de los de trabajo o proyectos que realices. Esto da a ambas partes (emisor y destinario) una claridad y orden de las cosas que están haciendo y lo que hablan al respecto. Además, será valioso firmar los mensajes (idealmente automatizados), porque así cuando el mensaje o historia llega a alguien que no te conoce, entiende mejor el contexto.
  • Una buena firma de trabajo incluye tu nombre, tu cargo o función, tu email, tu dirección, teléfonos de contacto. Esto puede estar redactado o puede ser una foto.
  • Si debe incluir información o datos confidenciales, preferir crear y adjuntarlo por foto, y no escrito. Esto hace disminuir las posibilidades de espionaje o robos de información.
  • Cuando se reenviar un mensaje que viene de varios mensajes previos, tómese un tiempo en evaluar y borrar si es necesario, parte de la historia. Puede que sólo genere una pérdida de tiempo o entregue información confidencial. Sea muy cuidadoso con esto.
  • Incluya citas o adjuntos que respalden su email cuando quiera ser preciso y no dejar dudas a su destinatario. Esto puede evitar pérdidas de tiempo aclarando temas o consultando a terceras personas
  • Cuando incluya adjuntos, escriba un brevísimo resumen del contenido para entender qué se va a ver. Hágalo por cada adjunto.

No hay comentarios.: