jueves, 8 de julio de 2010

¡Esa no es la última versión de la planilla!. ¿No te la mandé?

Cuando trabajábamos en el plan de negocio 2010 de Mavex hicimos más 16 versiones de la presentación para inversionistas. Fueron 16 versiones con algunos cambios de estrategia, algunos ajustes de precios, y otros que exigía el proyecto. Además, cada versión implicaba el ajuste de la planilla correspondiente. ¿Cómo saber si estábamos los 4 socios revisando y utilizando la misma versión?. Nos ayudó nuestro sistema de gestión colaborativo "Groupware".

Me ha pasado ver a distintos profesionales trabajar en su computador una planilla, y que otro colega le ha pedido que le envié "lo que lleve". Al rato otro le ha pedido enviar la última versión. Luego, ya existen 3 versiones distintas, y ninguno está informado de que tal vez ya hay una nueva versión. ¿Qué cambiaste desde la versión que me enviaste?. Seguramente el "editor" ya no lo sabe ni se acuerda.

Una solución de colaboración y nubificación de archivos permite mantener (y obligar a los usuarios) un orden compartido de cómo tratar los archivos, en que se guarda quién lo creo, cuándo, y quiénes y cuándo lo han reeditado, y qué cosas han modificado. Y mejor aún, emite un email automático avisando que el documento ha cambiado y que fue cambiado por qué usuario. Además, si el equipo de trabajo así lo acuerda, se pueden ir dejando comentarios sobre cada versión. Lo importante es que exista este "concenso" organizado en que un consultor que oriente la implantación a la productividad del equipo de trabajo puede ayudar bastante.

Existen varias soluciones disponibles para disponer de esta herramienta, pasando por Google hasta formatos in-situ en un servidor de la empresa.

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