miércoles, 14 de julio de 2010

La Máxima Inteligencia del Correo Electrónico Corporativo

Aló pelao? Viejo, vamos a tener que suspender el partido!. Acaba de renunciar un vendedor y tengo que reconstruir la información para un cliente importante que nos viene a visitar mañana.... Un caso que puede ocurrir a todas las empresas, y a veces puede significar tener que suspender mucho más que un partido.

Siendo el email la fuente de información y comunicación "rey" en las empresas, es que tiene sentido y resulta incluso una decisión súper estratégica poder dotar de "inteligencia" el servicio de correo eléctrico. En el caso de los jugadores anteriores, podría haber existido una cuenta de email "ventas@" o una regla especial para reenvio de correo a un vendedor "subrogante" para disponer siempre de toda la información.

Esta funcionalidad es válida, por ejemplo, en Gmail corporativo. Sin embargo, el uso y operación de una regla así queda en manos exclusivas de cada usuario si se usa la cuenta Estándar. Ahora, si uno elige la cuenta Premier se torna posible, porque en este caso sí se puede programar alguna regla "desde el administrador". Una alternativa aún más flexible y privada es la implantación de un servicio tipo Groupware. Dentro de estas he probado al menos 2 realidades: tipo Exchange Server (solución de Microsoft y clones gratuitos) y tipo Sharepoint Server (solución de Microsoft y clones gratuitos), donde la colaboración para compartir ideas, mensajes, emails, y documentos resultan además muy productivos, aunque por razones obvias más caras de implantar y mantener en el tiempo.

Algunas de las funcionalidades adicionales que potencian el uso del Email Corporativo son las reglas, los avisos por eventos, eficientar el espacio y uso de red interna con documentos compartidos, la administración de políticas de seguridad de contraseñas, el uso de etiquetas ( o carpetas) estandarizadas para los procesos internos, y muchas otras más. Las bondades y posibilidades de inteligencia para el email de una aplicación que recomiendo, en el siguiente artículo.

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